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Politique de confidentialité des données personnelles

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES PERSONNELLES

Introduction

Depuis le 25 mai 2018, le règlement intérieur de la protection des données (RGPD) a été mis en place à travers l’Europe, dans ce cadre, nous avons mis à jour notre politique de confidentialité.

La présente politique vous informe sur les catégories de données à caractère personnel que nous traitons, la façon dont nous les utilisons, les catégories de destinataires auxquels nous les communiquons, ainsi que sur les droits dont vous disposez.

Lorsque vous utilisez nos services, vous nous faites confiance pour le traitement de vos informations tout en vous permettant d’en garder le contrôle. Cette rubrique de confidentialité vise à vous indiquer quelles informations nous collectons et pour quelle(s) raison(s), ainsi que la façon de les mettre à jour, de les gérer, de les exporter et de les supprimer.

Notre politique de confidentialité des données personnelles s’adresse aux internautes mais également à toute personne bénéficiaire d’une formation d’anglais.

Définition : « Donnée personnelle »

La CNIL (commission nationale de l’informatique et des libertés) vous informe que les « données personnelles » impliquent « toute information identifiante directement ou indirectement une personne physique (ex. nom, n° d’immatriculation, n° de téléphone, photographie, date de naissance, commune de résidence, empreinte digitale…). »

Base légale du traitement des données

Notre traitement étant basé sur le consentement, vous êtes en droit de le retirer à tout moment, sans toutefois porter atteinte à la licéité de ce traitement effectué avant ce retrait.

Le responsable du traitement

Vous pouvez le contacter à tout moment pour exercer vos droits par rapport à vos données personnelles, votre demande sera traitée dans les 1 mois à partir de la date de la demande.

Raison sociale : SPEAK ENGLISH KIDS

Responsable du traitement : Mme Soad LOUISSI

Adresse postale : 12 Place des Écrins, 38600 Fontaine

Adresse e-mail : info@speakenglishkids.com

Si vous souhaitez vous opposer à la collecte, à la gestion et à l’utilisation de vos données, vous pouvez à tout moment nous contacter pour nous adresser votre objection au délégué nommé ci-dessus.

1. Quelles informations personnelles Speak English Kids collecte-t-il ?

Site Internet

Toutes les données collectées sont utilisées pour les finalités pour lesquelles vous nous avez transmis vos informations :

Nous recevons vos informations lorsque vous nous contactez via notre formulaire de contact sur notre site Internet : http://speakenglishkids.com/. Nous conservons et utilisons vos données personnelles uniquement si vous y consentez ou si cela est autorisé par la loi sans votre consentement.

Nous recevons vos informations lorsque vous vous inscrivez à notre Newsletter sur notre site Internet http://speakenglishkids.com/. Nous conservons et utilisons vos données personnelles uniquement si vous y consentez.

Lorsque vous avez approuvé la réception de notre newsletter, nous utilisons votre adresse e-mail et, le cas échéant, votre nom pour l’envoi (si possible personnalisé) d’informations sur les formules, opérations,voyages ainsi que sur les enquêtes relatives à la satisfaction de la clientèle. Nous conservons et traitons ces données à des fins d’envoi de la newsletter.

Nous recevons vos informations lorsque vous pré-inscrivez votre enfant via notre formulaire de pré-inscription sur notre site Internet : http://speakenglishkids.com/. Nous conservons et utilisons vos données personnelles uniquement si vous y consentez.

Vous pouvez révoquer à tout instant, pour l’avenir, votre consentement concernant l’envoi de la newsletter, par exemple en vous désabonnant de la newsletter sur notre site web. Le lien pour se désinscrire figure à la fin de chaque newsletter. La révocation induit la suppression des données collectées relatives à l’utilisateur.

ERP (gestion commerciale)

Nous enregistrons vos données personnelles dans notre logiciel de gestion commerciale lorsque :

Vous effectuez une demande de devis auprès de notre centre de formation : vos données personnelles (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse postale, adresse électronique, à vérifier avec infos sur Dolibarr) sont collectées auprès de vous via e-mail, téléphone ou par échange direct dans nos locaux et sont enregistrées dans notre logiciel de gestion commerciale sur votre consentement.

Les étapes légales de facturation sont également réalisées dans ces ERP grâce à vos données personnelles (nom, prénom, adresse postale, nom de l’enfant, prénom de l’enfant), les informations relatives au cours/stage suivi par votre enfant (type de cours/stage, dates de cours/stage etc), les informations relatives à votre mode de paiement (mode de paiement, numéro de chèque, nom de votre banque…)

2. Pour quelles finalités Speak English Kids traite-t-il mes informations personnelles ?

Finalités

Vos données personnelles sont utilisées uniquement dans le cadre des usages suivants :

  • Répondre à votre demande ou vous fournir des informations relatives à nos prestations ;

  • Vous transmettre notre questionnaire d’évaluation de fin de formation ;

  • Vous inviter à nos évènements ;

  • Vous transmettre notre newsletter (pour toute adhésion consentie de votre part) ;

  • Répondre à nos obligations légales ;

  • Résoudre vos réclamations éventuelles relatives au traitement données personnelles vous concernant ou concernant votre enfant ;

  • Conclure le contrat de cours/stage avec vous pour le bénéfice de votre enfant ;

  • Suivre le déroulement du cours/stage de votre enfant. Afin de suivre l’exécution de l’action de formation, des feuilles de présences sont réalisées par le ou les formateurs afin de justifier la présence de votre enfant au cours/stage sur un tableau de suivi google sheet ;

  • Obtenir les informations relatives à la santé et aux allergies de l’enfant pour lui proposer des repas adaptés ;

  • Distinguer votre enfant par le biais du trombinoscope afin de vérifier sa présence au cours/stage pour des raisons sécuritaires ;

  • Publier des photos de votre enfant sur nos réseaux sociaux et via notre newsletter avec votre consentement explicite.

Fiche de renseignement :

Vos données personnelles indiquées sur la fiche de renseignement sont utilisées uniquement pour les usages suivants :

  • Réaliser l’inscription des enfants du client à Speak English Kids

  • Adapter notre formation en fonction de l’environnement linguistique de votre enfant; (“langues parlées à la maison”)

  • Placer votre enfant dans un groupe qui correspond à son âge (date de naissance)

  • Vous contacter en cas d’urgence (numéros des parents)

  • Répondre à nos obligations légales ou réglementaires ;

  • Résoudre vos réclamations éventuelles ;

Les données personnelles vous concernant ou concernant votre enfant sont uniquement utilisées par l’entreprise Speak English Kids dans le cadre des finalités nommées ci-dessus.

3. Comment mes informations personnelles sont-elles protégées ? (Politique et mesures de sécurité)

Nous avons défini des mesures techniques et organisationnelles permettant de protéger vos données de façon appropriée selon leur nature, l’étendue du traitement et leur accessibilité. Il peut s’agir par exemple de chiffrement des données, de gestion de droits d’accès, un changement régulier des mots de passe… Le respect de la sécurité et de la protection de vos données s’impose à l’ensemble de nos collaborateurs ainsi qu’à nos prestataires.

4. Vos droits

Vous pouvez demander à tout moment l’accès aux données à caractère personnel vous concernant et concernant votre enfant, leur rectification, leur effacement (dans la mesure où cela n’empêche pas la bonne exécution du contrat ou le respect des obligations légales de Speak English Kids) et la limitation d’un ou plusieurs traitements particuliers de données vous concernant et concernant votre enfant, dans les conditions prévues par la RGPD.

Vous disposez également du droit de modifier ou de retirer, à tout moment, les consentements que vous nous avez accordés pour le traitement des données à caractère personnel vous concernant ou concernant votre enfant.

Vous disposez par ailleurs du droit de vous opposer à un traitement de vos données à caractère personnel ou celles-ci de votre enfant et du droit à leur portabilité, dans les conditions fixées par la RGPD.

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant et concernant votre enfant.

Le droit d’information

Vous avez le droit d’être informé et cette rubrique sert à vous fournir une information claire sur l’utilisation de vos données et sur l’exercice de vos droits. Veuillez nous contacter si vous trouvez les informations liées à notre politique de confidentialité incompréhensibles ou insuffisantes pour l’exercice de ce droit.

Le droit d’accès

Vous avez le droit de demander la consultation et la vérification du contenu des informations que nous détenons sur vous et votre enfant.

Le droit de rectification

Vous pouvez corriger les informations inexactes ou incomplètes vous concernant et concernant votre enfant.

Le droit d’effacement

Vous avez le droit de nous demander la suppression des données à caractère personnel vous concernant et concernant votre enfant conservées chez nous.

Le droit d’opposition

Vous pouvez refuser certaines utilisations de vos données par notre organisme.

Dans votre demande, expliquez quelles données vous souhaitez voir supprimer et pour quelles raisons. Lorsqu’il s’agit d’informations concernant des enfants mineurs, c’est le responsable légal qui exerce le droit d’opposition.

Vous pouvez exercer votre demande de droit d’opposition par divers moyens et sans apporter de justificatifs : téléphone, e-mail adressé au responsable de traitement à l’adresse info@speakenglishkids.com, courrier à l’adresse 12 Place des Écrins, 38600 FONTAINE.

Nous vous recommandons de conserver une copie de vos démarches si vous souhaitez saisir la CNIL et introduire une réclamation en cas de réponse insatisfaisante ou d’absence de réponse.

Le droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de demander à notre organisme de geler temporairement l’utilisation de certaines de vos données dans le délai de l’exercice des autres droits (rectification, opposition…). Pendant ce délai, nous ne devrons plus utiliser les données mais devrons les conserver.

Le droit à la portabilité des données

Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format lisible (xtlm) afin de stocker ailleurs ces données portables ou les transmettre facilement à un autre.

5. Pendant combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

Les données personnelles vous concernant ou concernant votre enfant transmises par le formulaire de contact/formulaire de pré-inscription seront conservées par Speak English Kids pendant une durée de 2 ans si vous ne répondez à aucune de nos sollicitations.

Dans le cas où votre enfant est inscrit à l’une de nos formations, la durée de conservation du contrat de cours annuel/stage de vacances est de 5 ans selon l’article L110-4 du code de commerce. La durée de conservation des registres de facturation est de 3 ans à compter de l’acquittement de toutes les factures relatives au cours/stage suivi par votre enfant.

La durée de conservation de la facture client est de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable selon l’article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce.

6. Où mes informations personnelles sont conservées ?

Nos plateformes et services web sont hébergés sur OVH dans ses data centers français. Les données que vous nous transmettez via le formulaire de contact sont transmises sur Gmail (messagerie électronique). Les informations vous concernant (numéro de téléphone, adresse e-mail, nom et prénom) sont conservées sur notre ERP.

7. À qui mes données personnelles seront transférées ?

Nos plateformes et services web sont hébergés chez OVH dans ses data centers français.

Les données à caractère personnel pourront être transférées dans nos outils hébergés par les tiers suivants : Google (USA). Notre fonctionnement en dépendant les services fournis par Google entraîne à un transfert des données vers les Etats-Unis ayant un niveau de protection adéquat reconnu par l’Union européenne.

En savoir plus: https://www.cnil.fr/fr/la-protection-des-donnees-dans-le-monde.